BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar
Belakang
Manajemen
adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut
suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan
kerja tertentu. Dalam suatu manajemen, terutama manajemen dalam sebuah organisasi
atau perusahaan juga memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi atau perusahaan
sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, yang biasa disebut POAC.
Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan
dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut,
sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang
ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi
ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi dan perusahaan tersebut.
2.
Rumusan Masalah
Untuk membuat bahasan tetap fokus.
Maka untuk membatasi bahasan yang akan dibahas dalam makalah ini,
Penyusun merumuskan makalah ini dengan bahasan yang mencakup masalah sebagai
berikut :
a. Apa itu
pengertian SWOT?
b. Apa itu
pengertian POAC?
c. Apa
kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC?
3.
Tujuan
Penulisan
Dari rumusan masalah diatas tadi
maka penulis mengambil tujuan penulisan sebagai berikut:
a.
Untuk mengetahui pengertian SWOT.
b.
Untuk mengetahui pengertian POAC.
c.
Untuk mengetahui kelebihan dan
kekurangan SWOT dan POAC.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian SWOT
Analisis SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang),
dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam
suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Analisis SWOT terdiri dari empat
faktor, yaitu:
a.
Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat
dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
b.
Weakness (kelemahan)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang
terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
c.
Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang
terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek
atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah,
kondisi lingkungan sekitar.
d.
Threats (ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka
dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian
dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strengths dan Weakness dengan faktor luar meliputi Opportunities dan Threats.
Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan.
Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan
resiko dan ancaman yang paling kecil. Selain
pemilihan alternative, analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan
perbaikan dan improvisasi dengan mengetahui kelebihan (Strengths dan
Opportunities) dan kelemahan kita (Weakness dan Threats), maka kita
melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri. Mungkin salah
satu strateginya dengan meningkatkan Strengths dan Opportunities
atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi Weakness dan Threats.
Ø Analisis
SWOT menurut para ahli adalah sebagai berikut:
a.
Menurut Kurtz (2008,45), SWOT
analisis adalah suatu alat perencanaan strategik yang penting untuk membantu
perencana untuk membandingkan kekuatan dan kelemahan internal organisasi dengan
kesempatan dan ancaman dari external.
b.
Menurut Pearce and Robinson
(2003,134), analisis SWOT perlu dilakukan karena analisa SWOT untuk mencocokkan
“fit” antara sumber daya internal dan situasi eksternal perusahaan. Pencocokkan
yang baik akan memaksimalkan kekuatan dan peluang perusahaan dan meminimumkan
kelemahan dan ancamannya. Asumsi sederhana ini mempunyai implikasi yang kuat
untuk design strategi yang sukses.
c.
Menurut Wikipedia, analisis SWOT
(singkatan bahasa Inggris dari kekuatan/strengths, kelemahan/weaknesses,
kesempatan/opportunities, dan ancaman/threats) adalah metode perencanaan
strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan
penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan
mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak
dalam mencapai tujuan tersebut.
d.
Menurut Robert W.Duncan (2007, 142),
menganalisa lingkungan internal dan eksternal merupakan hal penting dalam
proses perencanaan strategi. Faktor-faktor lingkungan internal di dalam
perusahaan biasanya dapat digolongkan sebagai Strength (S) atau Weakness (W),
dan lingkungan eksternal perusahaan dapat diklasifikasikan sebagai
Opportunities (O) atau Threat (T). Analisis lingkungan strategi ini disebut
sebagai analisis SWOT.
e.
Menurut Thompson (2008,97), analisa
SWOT adalah simpel tetapi merupakan alat bantu yang sangat kuat untuk
memperbesar kapabilitas serta mengetahui ketidakefisienan sumber daya
perusahaan, kesempatan dari pasar dan ancaman eksternal untuk masa depan agar
lebih baik lagi.
f.
Menurut Fred David (1997,134),
analisa SWOT adalah adalah metode perencanaan strategis yang berfungsi untuk
mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman suatu perusahaan. Proses
ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis dan
mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak
dalam mencapai tujuan tersebut.
Para analisis SWOT memberikan
informasi untuk membantu dalam hal mencocokan perusahaan sumber daya dan
kemampuan untuk menganalisa kompetitif lingkungan di mana bidang perusahaan itu
bergerak. Informasi tersebut dibuat berdasarkan perumusan strategi dan seleksi.
1.
Kekuatan /
Strength
Sebuah kekuatan perusahaan adalah
sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk
mengembangkan competitive advantage. Contoh dari kekuatan tersebut meliputi:
• hak paten
• nama merek
yang kuat
• reputasi
yang baik dimata para pelanggan
• keuntungan
biaya operasional
• akses
eksklusif dalam sumber daya alam kelas tinggi
• akses yang
menguntungkan di jaringan distribusi
2.
Kelemahan /
Weakness
Kelemahan adalah sesuatu yang
menyebabkan satu perusahaan kalah bersaing dengan perusahaan lain. Dalam
beberapa kasus, kelemahan bagi satu perusahaan mungkin merupakan suatu kekuatan
bagi perusahaan lainnya. Sebagai contoh, berikut ini dapat dianggap sebagai
Weakness:
• kurangnya perlindungan hak paten
• nama merek yang lemah
• reputasi buruk di antara para pelanggan
• struktur biaya tinggi
• kurangnya akses sumber daya alam yang baik
• kurangnya akses untuk saluran distribusi utama
3.
Peluang /
Opportunities
Analisis lingkungan eksternal dapat
membuahkan peluang baru bagi sebuah perusahaan untuk meraih keuntungan dan
pertumbuhan. Beberapa contoh kesempatan tersebut adalah:
• kebutuhan pelanggan yang tidak dipenuhi dipasar
• kedatangan teknologi baru
• pelonggaran peraturan
• penghapusan hambatan perdagangan internasional
4.
Ancaman /
Threat
Perubahan dalam lingkungan eksternal
juga dapat menghadirkanancaman bagi perusahaan. Beberapa contoh ancaman
tersebut adalah:
• perubahan
selera konsumen dari produk-produk perusahaan
• munculnya produk-produk pengganti
• peraturan baru
• peningkatan hambatan perdagangan
Sebuah perusahaan tidak selalu harus
mengejar peluang yang menguntungkan karena dengan mengembangkan competitive
advantage, ada kesempatan yang lebih baik untuk meraih kesuksesan dengan cara
mengidentifikasi sebuah kekuatan dan kesempatan mendatang. Dalam beberapa
kasus, perusahaan dapat mengatasi kelemahannya dengan cara mempersiapkan diri
untuk meraih kesempatan yang pasti.
Ø
Fungsi SWOT
Menurut
Ferrel dan Harline (2005), fungsi dari Analisis SWOT adalah untuk mendapatkan
informasi dari analisis situasi dan memisahkannya dalam pokok persoalan internal
(kekuatan dan kelemahan) dan pokok persoalan eksternal (peluang dan ancaman).
Analisis
SWOT tersebut akan menjelaskan apakah informasi tersebut berindikasi sesuatu
yang akan membantu perusahaan mencapai tujuannya atau memberikan indikasi bahwa
terdapat rintangan yang harus dihadapi atau diminimalkan untuk memenuhi
pemasukan yang diinginkan.
Analisis
SWOT dapat digunakan dengan berbagai cara untuk meningkatkan analisis dalam
usaha penetapan strategi. Umumnya yang sering digunakan adalah sebagai kerangka
/ panduan sistematis dalam diskusi untuk membahas kondisi altenatif dasar yang
mungkin menjadi pertimbangan perusahaan.
Ø Matriks SWOT
Menurut
Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana
peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan
kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat
set kemungkinan altenatif strategis.
Berikut
ini adalah keterangan dari matriks SWOT diatas :
- Strategi SO (Strength and Oppurtunity). Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
- Strategi ST (Strength and Threats). Strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
- Strategi WO (Weakness and Oppurtunity). Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
- Strategi WT (Weakness and Threats). Strategi ini berdasarkan kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
B.
Pengertian POAC
Sebagai pemimpin selain harus
memiliki karakter kepemimpinan, juga harus menguasai fungsi-fungsi manajerial.
Fungsi manajerial inilah yang akan membantu pemimpin untuk menjalankan
organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Perlu diingat bahwa jika seorang
pemimpin tidak memiliki kemampuan manajerial, maka ia hanya akan mampu
merumuskan dan menentukan visi/misi organisasi kedepan, namun tidak mampu untuk
menjalankan seluruh aktivitas organisasi menuju pencapaian visi/misi organisasi
tersebut. Untuk itu sebagai pemimpin mengenal fungsi-fungsi manajerial adalah
sangat penting, karena manajemen merupakan seni dalam pengelolahan organisasi
guna pencapaian tujuan organisasi.
Manajemen adalah suatu proses
pengaturan atau ketatalaksanaan untuk mencapai suatu tujuan dengan melibatkan
orang lain. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan
sumber-sumber lainya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tertentu.
Ada banyak fungsi manajemen yang diungkapkan oleh para ahli manajemen, seperti
: Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Commanding (Pemberian
Komando), Coordinating (Pengkoordinasian), Controlling (Pengawasan) oleh Henry
Fayol; Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Staffing
(Penyusunan Pegawai), Directing (Pembinaan Kerja), Coordinating
(Pengkoordinasian), Reporting (Pelaporan), Budgeting (Anggaran) oleh Luther
Gullick; Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Staffing
(Penyusunan Pegawai),Directing (Pembinaan Kerja), Controlling (Pengawasan)
oleh Harold Koontz dan Cyril O’Donnel; dan beberapa ahli manajemen lagi.
Namun dalam materi ini akan memuat fungsi manajemen yang lebih sederhana
dan bersifat menyeluruh oleh George R. Terry, yakni POAC (Planning, Organizing,
Actuating & Controlling).
Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan
fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial.
Banyak para ahli menambah banyak pengertian dari fungsi manajemen, namun
diantara banyak tambahan tersebut, didalamnya sudah termasuk keempat fungsi
yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan, Pengorganisasian,
Penggerak dan Pengawasan.
Keempat fungsi manajemen tersebut
dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini
memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada
satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan
sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan
(pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan
evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar
perencanaan selanjutnya, atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian
seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu
siklus spiral.
Secara umum dunia
manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating,
Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini
untuk memajukan dan mengelola organisasi atau perusahaan mereka.
a.
Planning
Yang dimaksud
dengan planning disini adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam
perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART.
S : Specific, artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang
lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
M : Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat
diukur tingkat keberhasilannya.
A : Achievable, artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
R : Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang
ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.
T : Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan,
triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Setelah merencanakan aktivitas
organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melakukan perencanaan
penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan
penganggaran,adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan
se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi
tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat
sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi.
Langkah-langkah dalam membuat
perencanaan :
1. Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi
terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam
melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT.
2. Menentukan
skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi
masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan
kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk
menjamin keberlangsungan organisasi.
3. Menentukan
tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan
penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur
capaiannya.
4. Menyusun
rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran).
b.
Organizing
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan
biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah
menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi
tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka
pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing.
Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan
keahliannya masing-masing.
Langkah-langkah
Pengorganisasian :
- Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai).
- Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi).
- Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
- Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff).
c.
Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja
cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal
khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai
dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.
Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku
organisasi harus :
- Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
- Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
- Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
- Tugas yang diberikan cukup relevan,
- Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Actuating
(penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya
memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber
daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi.
Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat
organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya
pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak
sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat
dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang
tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan.
Pekerjaan memimpin meliputi lima
kegiatan yaitu :
- Mengambil keputusan
- Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
- Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
- Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
- Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam memimpin ada kegiatan direction
(perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja,
serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang
terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas
dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah)
seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang
disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff
pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan
organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff
sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff
bekerja secara baik.
Tujuan Actuating (Penggerakan)
adalah :
- Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
- Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
- Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
- Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
- Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
d.
Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja
maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi
hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang
terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera
dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan
situasi, kondisi dan perkembangan zaman.
Proses pengawasan sebagai bagian
dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang
diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan
tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.
Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya
pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Manfaat pengawasan :
- Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
- Dapat mengetahui adanya penyimpangan
- Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
- Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
- Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi.
Proses controlling
meliputi :
- Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
- Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
- Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan
dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur
capaian keberhasilannya,
- Melakukan tindakan perbaikan.
Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan
perbaikan,
- Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
Kembali membuat rencana baru jika
terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka
perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil
tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.
Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :
- Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum
kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota .
- Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah
kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan,
serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).
- Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan
dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika
ada penyimpangan.
- Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam
kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3
bulan).
- Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak
untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya
penyimpangan.
- Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan yang dilakukan secara
dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang
spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi
penyimpangan atau kesalahan.
Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk
dalam kegiatan controlling termasuk adalah evaluasi dan pelaporan.
Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau
program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan
kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi
penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian
perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang
berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Controlling akan
mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat agar tidak melakukan
penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling haruslah
dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi, sehingga
pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada
pencapaian tujuan organisasi.
C.
Kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC
a.
Kelebihan Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan
organisasinya dengan langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu
organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan yang telah
direncanakan.
b.
Kekurangan Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran
ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang
sejalan.
BAB III
KESIMPULAN
Demikianlah pembahasan mengenai SWOT dan POAC yang dapat diberi kesimpulan bahwa:
• SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam
suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.
• Sedangkan
POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian),
Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).
DAFTAR PUSTAKA
Akdon. 2007. Strategic
Management For
Educational Management (Manajemen Strategik untuk Manajemen Pendidikan). Bandung : Alfabeta.
Drs. Ngalim Purwanto. Admnistrasi
dan Supervisi Pendidikan (Bandung : Remaja Rosdakarya. 2009) hal. 15
Drs. Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam
(Jakarta : Ciputat Press. 2005) hal. 61
Mulyono, M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi
Pendidikan (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
Prof. H. D Sudjana, S., Manajeman Program Pendidikan untuk
Pendidikan Non Formal dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Bandung :
Falah Production, 2004) hal.58
http://dilihatya.com/3207/pengertian-analisa-swot-menurut-para-ahli-adalah
